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            規范檔案管理對學校發展的重要性
            發布時間:2019/3/2 21:35:36  作者:姜亞芹  點擊:2548

            規范檔案管理對學校發展的重要性

            在目前學校的發展建設之中,檔案管理能夠真實記載并且反應學校的發展歷程,具有重要的價值與意義,其內容包含科研成果、教學成果、人事變動、管理制度等方方面面,學校需要高度重視檔案管理的作用,并且提升其規范性,以此加強學校的管理建設、提升發展水平。下文將結合目前檔案管理中所存在的問題進行分析,提出規范檔案管理的具體措施,希望能夠推動學校檔案管理工作的改進。

            一、規范檔案管理的重要意義

            首先學校的檔案都是在學校發展與建設之中從教育教學的管理工作之中所形成的,檔案類型以及檔案內容相對多樣化,例如,教學計劃、教師職員等人事變動安排、會議記錄、教學筆記等檔案內容,所以這些內容都能夠直接為學校的后續教學與管理工作提供參考依據,也能夠促進學校教育水平與管理水平的提升。檔案也是一種學校的建設資源,做好檔案管理有利于學校提升資源利用效率,總結經驗教訓、探討教育規律與教育管理規律。其次目前的檔案管理還存在著較多的不足,不能夠從根本上滿足學校發展建設的實際需求,缺乏體系化與規范化的管理形式,并且數字化信息建設發展相對較為緩慢,很大程度上浪費了學校的資源,所以為了轉變“重教學,輕行政”的這一觀念,需要在高度認識檔案管理工作發展現狀的基礎上,去加強檔案管理的規范性,這同時也是提升學校管理效率,順應現代化發展要求的必然體現。所以學校在管理檔案的過程之中需要高度重視檔案管理規范的重要意義,從而通過相應的手段,去實現檔案管理的優化。

            二、在學校發展建設中規范檔案管理的具體措施

            1.建立完善的檔案管理制度規范。為了從根本上提升檔案管理的規范性,需要利用建立檔案管理制度規范的方式,來為管理行為提供執行依據,從而加強其系統性與規范性。所以在制度的制定過程之中需要對于檔案類別進行劃分,目前學校的檔案可以分為文書行政檔案、認識檔案、學校教導檔案以及總檔案等,不同的檔案類型需要制定不同的制度規則。以人事檔案為例,與人事檔案有關的各種計劃與安排都需要專任的教師進行整理與歸檔。切實將《中華人民共和國檔案法》等相關規定落實到位,禁止無關人員隨意出入檔案室。其次在歸檔制度中,需要明確材料的歸檔流程以及歸檔內容。根據目前上級部門下發的《干部人事檔案收集歸檔規定》上來看,其歸檔工作需要通過有關部門去收集相關信息,比如工作調配經歷、干部任免情況、組織發展狀況、評職稱的情況等,這些都是檔案的主要內容。其次在鑒別、整理與借閱環節上都要提升其管理的嚴格性,避免出現檔案丟失、漏掉等現象。在制定相關制度的過程之中需要依照《檔案法》、《保密法》以及《干部檔案工作條例》中的相關規定,如果需要查用檔案需要在校方領導的批準下才能夠進行借閱行為,并且人事檔案材料需要進行輔音,在簽署意見的同時加蓋學校黨支部的印章,才能夠生效。其次在一般情況下檔案是不能夠外界的,如果有特殊情況一定要在符合流程與標準的情況下,讓領導在相關的借閱表中簽字,才能夠外借,并且在期限之內進行歸還。除了人事檔案之外,其他的檔案類型也需要明確的管理制度,比如核查制度就是其中較為重要的普及類制度,因為學校的教學變動較大、人事流動程度較高,所以需要針對行政會議記錄、學生學籍教案、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案等相關檔案信息進行核查與管理,從而確保其檔案自身的準確性與精確性,這樣的檔案資料才會發揮其自身的作用,嚴禁檔案中弄虛作假的行為,以嚴格的審查與核查制度,去提升檔案的真實性。2.創新檔案管理手段。傳統的檔案管理手段會耗費大量的人力、物力與財力,并且在日常的人工操作過程之中也會存在著較多的人為誤差,所以避免出現較多的人為錯誤,需要利用信息技術手段,加強對于檔案資料的錄入環節、整理環節、歸檔環節以及分析環節上的優化,提升檔案管理的管理效率、安全性,實現管理功能的拓展與延伸。在目前所使用的開發系統之中,一開始的學校檔案管理體系選擇的都是相對基礎的開發工具,利用VisualC等程序設計語言進行開發,但是隨著我國信息教育建設的不斷發展,在“十三五”規劃的推動下,學校要加強“三通兩平臺”的基本建設,實現對于檔案管理手段的有效改革與創新。在常規的學校檔案管理軟件之中其操作大致可以分為以下的使用環節,比如安裝與卸載、系統啟動與退出、文書檔案管理系統等內容,這樣的系統能夠實現報表管理、科技檔案管理、數據的輸入與輸出,并且在給定搜索關鍵詞就能夠對于檔案內容進行檢索。其次為了提升檔案管理的安全性,也可以引入權限設置,以此提升檔案管理的保密性;對于其中的一些變動性較大的檔案,也可以實現編寫與導出,最后以報表的形式打印出來。但是創新檔案管理手段并不代表完全要摒棄原有的紙質檔案管理模式,因為紙質檔案管理模式也具有一定程度上優越性與使用上的必要性,所以需要加強紙質檔案與電子檔案管理方式的有機結合,從而最大程度優化目前的檔案管理體系,為學校提供更加優質的檔案管理服務。目前常規使用的紙質文檔管理系統是學;谂c云脈的技術合作所使用的完善的技術管理系統,一般而言紙質文檔管理系統是基于OCR以及圖形處技術開發所生成的,能夠用于紙質文檔資料的拍攝、錄入以及同步分類管理與實時檢索等功能,能夠有利于管理者加強對于紙質文檔的分享與調用,所以綜合來看,作為完善的紙質文檔管理系統,能夠實現對于校園資源的有效管理,僅僅通過移動終端就可以進行操作。對于紙質檔案資源的儲存,系統也會按照時間、類型以及標簽等方式進行分類儲存,同時也支持模糊搜索以及篩選條件搜索等形式。所以綜合來看,計算機電子信息技術參與到檔案管理這一行為也是學校發展的具體體現,為學校的發展與建設提供了更加多樣的可能性,同時有效地拓展了服務領域。3.增強檔案意識,提升檔案管理能力。學校以及檔案管理者自身也需要提升檔案意識,從根本上認識到檔案管理的重要性,從而將檔案管理工作列入績效考核以及議事日程之中,加強對于檔案管理工作的探索與關注,才能夠以提升檔案意識的方式,最大程度上發揮檔案管理的效果,實現學校的發展與進步。其次在提升檔案管理能力的過程之中,學校也要為管理者提供培訓的時間與機會,將檔案管理的理論性指導意見形成實踐成果轉化,讓管理者能夠掌握到最新檔案系統的使用與應用要求,加強對于管理制度的認識與理解,通過提升自身文化素養與專業理論水平的形式,來增強服務意識,提升自身的檔案管理能力,轉變原有的服務理念,最大程度上對于目前的檔案管理工作進行優化,提升自身的檔案管理工作積極性,正確認識到目前檔案管理工作的發展需要與發展積極性,以此為教學實踐與學校的日常管理工作奠定相應的基礎。

            三、結語

            目前學校在檔案管理工作上還有很大的規范空間,學校需要高度認識檔案管理規范性對于學校發展重要意義的基礎之上,促進檔案管理工作的有序進行,增強檔案管理的規范化、科學化以及質量化,從意識轉變、技術提升以及制度改善等三個方面,去優化目前的檔案管理工作,在明確學校檔案管理工作中所存在的不足的基礎之上,通過建立完善的檔案管理制度規范、創新檔案管理手段、增強檔案意識,提升檔案管理能力等形式,促進學校檔案管理工作的發展與進步,增強學校的基礎業務管理水平。


            分類:校務行政 > 檔案工作
            來源:本站原創
            編輯:姜亞芹
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